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Preguntas Frecuentes

Sistema de Capacitación PMG año 2010

1. ¿Las actividades ingresadas al SISPUBLI deben referirse a horas cronológicas o académicas?

No hay ninguna norma que regule este aspecto, de modo que cada institución tiene flexibilidad para resolverlo. En general los Organismos de Capacitación, operan sobre la base de horas cronológicas y las universidades, tienen el concepto de “pedagógicas”. Lo importante es que todos los indicadores que sean comparables, sean construidos en torno a un mismo criterio.

2. ¿Qué instituciones pueden utilizar el Sistema Informático de Capacitación – SISPUBLI?

El SISPUBLI está destinado a todas las instituciones del Sector Público que tienen asignado presupuesto de capacitación por glosa, y que aparecen registradas en la respectiva Ley de Presupuestos que el Ministerio de Hacienda publica anualmente. Estas instituciones pueden descentralizar la ejecución y el registro de la información referente a capacitación en sus direcciones regionales, pudiendo éstas también utilizar el SISPUBLI Internet.
También puede utilizar el SISPUBLI Internet toda institución pública que desee contar con un sistema confiable de registro de información referente a capacitación, previa autorización de la Dirección Nacional del Servicio Civil.

3. ¿Cómo poder consultar las actividades registradas desde el año 2001 si ya se han registrado actividades durante el año 2007? ¿Puede el SISPUBLI discriminar actividades de un año u otro?

Se pueden consultar en la opción “Informes por Actividad”, indicando el año presupuestario de las actividades que quieren consultar, es decir, el año en que fueron pagadas. También se puede consultar actividades por rangos de fechas en que fueron ejecutadas (desarrolladas) pero indicando siempre el año presupuestario.

4. ¿Se pueden ingresar en el SISPUBLI las actividades que por algún motivo no fueron ingresadas durante años anteriores y que corresponden a ese mismo año presupuestario?

Si se puede realizar el registro, pero se debe tener precaución de registrar adecuadamente el año presupuestario a que corresponde cada actividad.

5. ¿Cómo se puede saber qué información se encuentra registrada en el SISPUBLI respecto de un determinado Servicio?

El usuario debe ingresar con su clave y una vez se encuentre en su Sistema, debe hacer clic en el módulo “Informes”, donde tiene diversas opciones de reportes que puede consultar indicando el año presupuestario.

6. ¿Qué montos se deben ingresar en el SISPUBLI cuando la capacitación es financiada en forma compartida (por la institución y por el funcionario)?

Se deben ingresar las cantidades que financia la institución, para así disponer de información válida respecto de la ejecución presupuestaria de los montos destinados a capacitación.

7. ¿Se deben ingresar al SISPUBLI las actividades que no han sido canceladas (pagadas) con montos destinados por la glosa capacitación?

En el SISPUBLI se deben ingresar todas las actividades de capacitación que se realicen durante este año, independientemente de cómo se financió cada actividad. Si las actividades no tienen costo se deben ingresar la cifra 0 (cero), y si fueron financiadas por otros fondos independientes del presupuesto de capacitación, se deben ingresar éstos en “Otras fuentes de Financiamiento – Otros gastos”.

8. En referencia al módulo “Funcionario” del SISPUBLI, ¿Debe contener sólo el listado de personas que participan en una actividad de capacitación o toda la dotación del Servicio?

En el módulo “Funcionario” del SISPUBLI deben estar ingresados todos los funcionarios que integran la dotación de la Institución, con la finalidad de que cuando haya que ingresar una actividad de capacitación, lo nuevo sólo sea lo referido al curso.

9. ¿Puede una institución tener más de una clave para ingresar la información de capacitación en el SISPUBLI-Internet?

La Dirección Nacional del Servicio Civil sólo crea una clave de acceso para cada institución, idealmente asignada a la persona Encargada de Capacitación en el Servicio. A partir de esta asignación, el responsable de la clave de acceso puede crear todas las claves adicionales que estime necesario en el módulo “Usuario”.

10. ¿Puede una Institución ingresar nuevas claves de acceso al sistema SISPUBLI?

Si pueden los servicios crear nuevas claves de acceso. Para ello, el encargado del Sistema de Capacitación debe ingresar al SISPUBLI con su clave de acceso y hacer clic en el módulo “Usuario”. Se desplegará una nueva página donde podrá inscribir al nuevo usuario del sistema. Sólo podrán crear claves de acceso a personas que estén inscritas previamente en el módulo “Funcionario”.

11. ¿Puede una Institución eliminar una clave de acceso?

A través del módulo “Usuario”, los servicios podrán eliminar claves, siempre y cuando no se eliminen la única clave activa, ya que después no podrán ingresar al sistema. Por lo tanto, en el momento que se desee eliminar una clave, tienen que tener una clave adicional creada y funcionando, independiente a la que se desea eliminar.

12. ¿Qué tipos de usuarios se pueden crear en el SISPUBLI y cómo se pueden crear?

En el Sistema, en el módulo “Usuario” se pueden crear dos tipos de usuarios:
(1) “Administrador” que posee todos los privilegios como usuario, es decir, puede ingresar, editar y eliminar información relacionada a la capacitación institucional.
(2) “Consulta” sólo puede observar y consultar datos, informes y archivos que han sido ingresados al Sistema por el Servicio.
Un servicio puede crear varias claves en el Módulo Usuario, pero se recomienda que la clave Administrador tenga un acceso restringido.

13. ¿Mediante qué mecanismo una institución puede comprobar si los datos ingresados al Sistema han quedado almacenados en la Base de Datos SISPUBLI?

Para que los datos queden almacenados, la persona encargada de ingresar los antecedentes debe hacer clic en el botón “Enviar”, después de haber completado los campos correspondientes. El sistema enviará un mensaje, en la siguiente página que se desplegará, indicando que la información ha sido ingresada.
Si después de un tiempo, necesita tener certeza del ingreso de información, siempre pueden revisar los últimos datos que se han incorporado al sistema a través del módulo “Panel de Control” (que se accede a él en el módulo “Inicio”), o bien, revisando el módulo “Informes” haciendo consultas a los diversos reportes que se encuentran disponibles (actividades, participantes, etc.).

14. ¿Los informes que entrega el SISPUBLI, se pueden trasladar a Excel?

Los informes o reportes que entrega el Sistema, que se encuentran en el Modulo Informes, tienen como objetivo entregar información acerca de los antecedentes ingresados en materia de capacitación por el Servicio en el Sistema.
Para ello, una vez que despliegue en pantalla la información requerida, presione el link que se denomina: “Haga clic para descargar su información”, y automáticamente, el informe se transportará a un archivo Excel, que deberá ser guardado en una carpeta del PC del usuario.

15. ¿Qué se debe hacer si las Especialidades disponibles en el SISPUBLI, en el Módulo Actividades, no se ajustan a las actividades de capacitación realizadas por la institución?

Dado que resultaba poco funcional e implicaba mucho tiempo mantener el sistema anterior que comprendía 23 Áreas y 275 Especialidades, se acordó reducir al máximo el listado de opciones y, por este año, se mantendrán sólo las 39 alternativas disponibles (especialidades). Por lo tanto, los Servicios deberán seleccionar, de entre ellas, la que mejor se acomode al curso específico que necesitan clasificar.

16. ¿Qué finalidad tiene el módulo “Objetivo” que se encuentra en el SISPUBLI?

El módulo “Objetivo” se ha creado para registrar los objetivos estratégicos institucionales definidos por el Servicio, con la finalidad de que se puedan asociar las actividades de capacitación a los objetivos estratégicos del servicio. De este modo, se puede demostrar que actividades programadas de capacitación propenden al cumplimiento de objetivos institucionales identificados.

17. ¿Cómo se debe ingresar una capacitación realizada a través de e-learning?

Se registra de igual forma que las actividades presenciales, ya que poseen los mismos antecedentes: costos, fechas de inicio y término, participantes, etc.

18. ¿Cómo se registra en el SISPUBLI una actividad que fue realizada en el extranjero?

El sistema no reconoce RUT de entidades internacionales, por lo que se recomienda que la actividad que se realizó en el extranjero quede registrada como si fuese realizada por la institución a la que pertenece el funcionario capacitado.
Por lo tanto, en el módulo Actividades, en Nueva Actividad, se debe registrar el nombre o RUT de la institución pública contratante (a la que pertenece el funcionario); el nombre del Curso; elegir la especialidad pertinente al curso; hacer clic en “Extranjero” y finalmente oprimir “Continuar” para ingresar los datos específicos de la actividad de capacitación, que corresponde al procedimiento convencional de ingreso de una actividad de capacitación.

19. ¿Para qué se debe utilizar el módulo Dependencia?

Este es un pequeño sistema para representar el organigrama del Servicio, es decir, crear Áreas, Departamentos, Subdepartamentos, Unidades u Oficinas que posea la institución. Esto es clave, ya que a cada funcionario que se ingrese al Sistema se le debe asignar una dependencia, de esta forma, podrán extraer informes y estadísticas indicando esta variable.

 

20. ¿Qué se debe hacer si al ingresar una actividad, en el Módulo Actividades, el sistema me indica que el Organismo no es válido o no existe?

Para continuar con el procedimiento, y de esta forma se pueda ingresar la actividad, debe ir al módulo “CURSOS”, hacer clic en Nuevo Organismo e ingresar al Instituto Profesional, Universidad, Centro de Formación Técnica, Entidad Capacitadora, Relator o Servicio Público que dictó el curso.
Luego, hay que ingresar nuevamente al módulo “Actividades”, hacer clic en Nueva Actividad y así será reconocido el Organismo, porque fue ingresado previamente, y no existirán dificultades al ingresar para la actividad.

21. ¿Cómo creo un nuevo usuario del sistema?

Para obtener las instrucciones de creación de un nuevo usuario del sistema Sispubli Descargue aquí

21. Olvidé mi contraseña, ¿Cómo la recupero?

En caso de no recordar o no disponer de la clave activa del servicio, esta debe ser solicitada al correo electrónico dtrivino@serviciocivil.cl, por el/la Encargado(a) de Capacitación deL Servicio, con copia a la Jefatura de Recursos Humanos respectiva. La clave será enviada por ese mismo medio al solicitante.